Leistung
Differenzmanagement as a Service
Lösen Sie die Blackbox zwischen ERP-Abweichung und Gutschrift auf – mit klarer Verantwortlichkeit für jede Differenz.
✓Ihr Ansprechpartner bei Ekvit bearbeitet diesen Fall
- 01Feststellen Ihr ERPRohrschelle M8 · bestellt 12,40 € · berechnet 12,90 €Abweichung
- 02Belegen System + EkvitVom System abgeglichen · von uns geprüftbelegt
- 03Anfragen Ekvit · Sie geben freiVon uns gegen Belege geprüft · Versand durch SieIhre Freigabe
- 04Dokumentieren EkvitAntwort Lieferant B: Gutschrift zugesagtzugesagt
- 05Nachhalten EkvitNachfrage vorbereitet · Ihre Freigabe · Tag 18 Gutschrift eingegangenTag 18
- 06Zuordnen EkvitGutschrift der Position zugeordnetgutgeschrieben
- 07Verrechnen Ihr ERPBuchung in Ihrem ERPabgeschlossen
Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung. Die Beträge sind nicht typisch – das Ergebnis Ihrer Analyse kann deutlich niedriger ausfallen.
Der Ablauf
Sieben Schritte – fünf davon übernehmen wir.
Im Detail
Mehr Transparenz. Weniger Ausbuchungen.
- 1Ihr ERP
Feststellen.
Sie schicken uns einen Export: 3 Monate Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften. Abgleich und Vorbereitung übernehmen wir.
- 2Ekvit · System
Belegen.
Unser System gleicht jede Position über Artikel, Menge und Preis ab. Wir prüfen jede Abweichung und stufen die Beleglage ein.
- 3Ekvit · Versand durch Sie
Anfragen.
Wir erstellen die Anfrage mit Belegnummern, Positionen und Beträgen und prüfen sie gegen die Belege. Sie geben per Mail frei und senden von Ihrer Adresse.
- 4Ekvit
Dokumentieren.
Wir ordnen jede Antwort des Lieferanten dem Fall zu und dokumentieren sie – Zusage, Teilgutschrift oder Rückfrage. Widerspricht ein Lieferant oder bleiben Punkte ungeklärt, entscheiden Sie.
- 5Ekvit
Nachhalten.
Wir behalten jeden Fall im Blick und bereiten jede Nachfrage vor – bis Gutschrift, Nachlieferung oder Rücksendung. Sie geben frei und senden.
- 6Ekvit
Zuordnen.
Wir ordnen die Gutschrift positionsgenau zu. Bei Teilgutschrift bleibt der Rest als Differenz markiert.
- 7Ihr ERP
Verrechnen.
Ihre Buchhaltung verrechnet wie gewohnt. Von uns kommt der Monatsbericht.
Wirtschaftlichkeit
Ihr Team entscheidet richtig – der Einzelfall lohnt sich intern oft nicht.
Bei kleinen Beträgen kostet die Gutschrift-Anfrage oft mehr Arbeitszeit, als zurückkommt. Über das Jahr summiert sich das. Wir machen daraus eine eigene Aufgabe mit festem Ablauf.
Rechenbeispiel
Annahmen, keine Zusage.
Datensicherheit
Datensicherheit, die Ihr Datenschutzbeauftragter nachvollziehen kann.
Sie sehen genau, wo Ihre Belege liegen, wo sie verarbeitet werden und wer Zugriff hat.
Bei Ekvit
Belegeingang per E-Mail
Geschäftliches Postfach von Ekvit
- EU-Datenschutzbedingungen des Anbieters
- verschlüsselt übertragen (TLS)
- Belege werden nach der Ablage dort gelöscht, spätestens nach 30 Tagen
Belege und Fallakten ablegen
Firmenrechner von Ekvit in der EU – keine Cloud-Ablage
- Zugriff nur Ekvit
- verschlüsselte Festplatte
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Belege auswerten und abgleichen¹
Rechenzentren in der EU
- Verarbeitung in der EU
- kein Training mit Ihren Daten
- keine Weitergabe an Modellanbieter
Bei Ihnen
Nachrichten an Lieferanten
Versand nur durch Sie
- nach Ihrer Freigabe
Zugriff auf Ihr ERP
Sie senden Exporte (CSV, Excel, PDF)
- kein Systemzugang
- Ihre Belege landen in keinem KI-Chat
Löschung¹
Frist wie im AVV vereinbart
- Belege und Abgleichsdaten werden gelöscht
Nach dem E-Mail-Eingang werden Ihre Belege in der EU gespeichert und ausgewertet¹. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; die Liste erhalten Sie mit dem AVV. AVV und NDA vor dem ersten Beleg. ¹ ab Start der Analyse.
Lösungen im Vergleich
Feststellen ist der kleinere Teil der Arbeit.
| Lösungsart | Abweichung feststellen | Lieferant anschreiben | Nachhalten | Gutschrift zuordnen | Wer macht die Arbeit? |
|---|---|---|---|---|---|
| Warenwirtschaft / ERP | teilweise | teilweise | meist nicht | teilweise | Ihr Team |
| Software für den Rechnungseingang | ja | meist nicht | meist nicht | teilweise | Ihr Team |
| Prüfsoftware mit Reklamationsfunktion | ja | teilweise | teilweise | teilweise | Ihr Team |
| Ekvit | ja | vorbereitet, Versand durch Sie | ja | ja | wir – Sie geben frei |
- Allgemeine Einordnung typischer Lösungsarten, keine Bewertung einzelner Anbieter. Funktionsumfang im Einzelfall verschieden.
Ergebnis
Was Sie von uns bekommen.
In der Analyse: Differenzen ohne vollständige Gutschrift je Lieferant und Kategorie, die 10 größten Fälle, Hochrechnung aufs Jahr. Mit Ekvit danach jeden Monat: neue Differenzen und erhaltene Gutschriften.
Potenzialanalyse
Report als PDF + Fallliste als Excel + bis zu 3 vorbereitete Gutschrift-Anfragen.
Monatsbericht
Neu gefundene Differenzen, laufende Fälle, erhaltene Gutschriften in Euro.
Wochenstand per Mail
Laufende Fälle, erwartete und erhaltene Gutschriften – und was auf Ihre Freigabe wartet.
| Lieferant | Fälle | Betrag | Stand |
|---|---|---|---|
| Lieferant A | 4 | 1.240 € | gutgeschrieben |
| Lieferant B | 3 | 1.911 € | zugesagt |
| Lieferant C | 2 | 820 € | Rest 180 € ohne Gutschrift |
Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung. Die Beträge sind nicht typisch – das Ergebnis Ihrer Analyse kann deutlich niedriger ausfallen.
Sehen Sie sich einen Report an.
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten – wir senden Ihnen den Muster-Report per Mail.
Häufige Fragen
Wer bearbeitet unsere Fälle?
Ihr fester Ansprechpartner bei Ekvit. Sie müssen nichts bedienen – Sie bekommen Mail und Report.
Wofür setzen Sie KI ein?
Für das Auslesen und Zuordnen großer Belegmengen. Jede Differenz wird persönlich geprüft, bevor etwas an Ihre Lieferanten geht.
Müssen wir eine Software einführen?
Nein. Sie schicken Belege, wir liefern Ergebnisse.
Welche Daten brauchen Sie?
Einen Export aus Ihrem ERP oder PDFs: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften der letzten 3 Monate. Die Checkliste kommt nach Ihrer Anfrage.
Schreiben Sie unsere Lieferanten an?
Wir bereiten jede Gutschrift-Anfrage vor. Sie geben frei und senden sie aus Ihrem Postfach.
Fließt Geld über Ekvit?
Nein. Gutschriften gehen direkt an Sie.
Wir haben schon eine Rechnungsprüfung. Brauchen wir Sie trotzdem?
Wir ergänzen sie – nach Lieferung und Zahlung, bis zur Gutschrift.
Wie viel ist bei Ihnen liegen geblieben?
Wir zeigen Ihnen auf Basis Ihrer ERP-Daten, welche Differenzen laut Beleg nicht gutgeschrieben wurden – als Grundlage für die Entscheidung, ob sich unser Service für Sie lohnt.